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上海海事大学是怎样颠覆传统信息系统设计的?

发布人:唐兆玲时间:2019-07-24浏览:10

ISO9001 质量管理体系标准是由建立在企业基础上的管理模式发展到适合各行各业的一个通用性的标准,它为组织提供了一套基本的管理方法。越来越多的高校引入了 ISO9001 质量管理体系,按照质量管理方法编写教学相关工作的程序文件和各工作岗位的作业指导书,明确了各个岗位的职责、权限和相互关系,确定了各项工作的程序,以确保每一个管理层和工作环节的准确性和高效性。从而有力地保障了教学工作系统的高效规范,促进了高校教学管理水平的提高。


但是现有高校的质量管理体系要么仅有文件没有系统,要么依靠传统的办公自动化系统进行管理,而这些 OA 系统普遍存在因为开发较早导致软件兼容性障碍, 以及无法移动办公等功能性缺失的问题, 影响了质量管理体系的工作开展。


2016年,上海海事大学建设了“一网通办”项目,实现了“让数据多跑路,师生少跑腿”。2018年,上海市全力推进“一网通办”的政务服务,把政务数据归集到一个功能性平台,企业和群众只要上“一张网”,就能办成不同类型的事项。


在此背景下, 上海海事大学为了更方便快捷地变更业务流程,灵活增加、减少、优化流程环节, 结合学校实际情况, 在2018年确定了质量管理系统的建设模式:通过“一网通办”平台进行质量相关文件的管理,单独构建质管体系文件管理系统对质量管理相关文件进行一系列管理和展示,从而实现了“一网通办”,也解决了质管管理部门的管理问题。重建后的系统架构如图 1 所示。


1 系统架构设计


重新构建的系统主要分为两部分:“一网通办”部分质管文件管理系统


一网通办

 “一网通办”是借助于工作流技术实现的。工作流是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括描述。其主要目的是为了实现某个业务目标,将业务流程进行分解,利用计算机在多个参与者之间按某种预定规则和过程来自动传递文档、信息或者任务,并对其进行监控,达到控制过程和提高工作效率的目的。而质管文件在提交过程中,涉及到业务部门、质管部门、校领导等多个部门内的多名教职工,完全符合一个流程的设计理念。


工作流技术的优势是把业务流程的应用逻辑和过程逻辑分开,可以不修改具体功能实现而只修改过程模型来改变系统功能,从而实现对业务流程部分或全部过程的集成管理。借助于工作流平台,我们可以最大限度的标准化流程开发过程,利用Office 可以快速完成表单的绘制,并通过可视化的流程设计界面进行流程再造,而与系统对接的技术则无语言限制,可以使用微服务架构。基础平台亦内置了大量基础代码,我们只需要实现少量代码即可快速构建流程。


在认真梳理质管文件管理需求后,我们依托“一网通办”平台,针对质量管理系统中数据采集的新增、修改、删除部分进行开发。通过业务流程的过程化流转, 使业务工作中涉及到的人员都能快速知道自己承担的工作,并参与到工作之中,根据质量手册文件要求,完成流程梳理、开发等工作,使工作得以顺利进行。图 2 是我们在流程平台中设计的“质管文件新增流程”,该流程清晰可见,无论是管理人员还是教职工都对该流程过程有着清晰的认知。


2 质管文件新增流程


3 则是我们通过微软 Office 设计的新增程序文件的表单。该表单符合教职工的传统理念,易于理解并易于操作。


3 质量文件表单


通过“一网通办”平台,可以更好更快的把业务逻辑实例化。根据质量手册的要求,配置每一个流程节点人员岗位角色,把工作都落实到人员和人员部门,每一环节皆按照流程设计的规则执行,包括业务流转过程中的节点审核、待办提醒、撤回等功能。


质量管理审核活动分散在各项任务的过程管理中,是任务工作流中的一个重要活动环节,也属于检查工作的一部分。质量管理的审核文件及审核过程都记录在平台当中,在“我申请的事项”和“需要我审批的事项”模块中体现出来,业务管理者可在“我管理的事项”模块中查看、管理所有事项。


基于Drupal 的质量管理信息系统


上海海事大学质量管理体系文件繁多, 总体分为质量手册、程序文件、相关及支持性文件、质量记录、岗位职责等类型,主要由全校各部门经审核流程提交后,由质量管理办公室进行管理,所有文件经授权发布,供校内师生查阅。


该系统在设计之初,就需要配合“一网通办”平台进行处理,因此它必须实现几个细节问题


一、采用 RESTful 数据接口


RESTful 作为一种架构风格和接口设计规范,简单、标准、易扩展的特点让其得到了越来越多的应用。采用这种接口方式,便于“一网通办”平台调用。


二、文件在线阅读及加密的实现


质量体系文件是体系文件编撰者多年工作经验的积累,也是对于过往工作的总结与提炼。文件作者的知识产权必须受到尊重。所以本项目必须通过文件在线阅读及加密的技术手段进行知识产权保护。


FlexPaper 是一个开源轻量级的在浏览器上显示各种文档的组件, 可以与 SwfTools 配合使用。通过 SwfTools PDF2SWF 组件将 PDF 转换成 SWF,然后利用 FlexPaper 插件实现在线浏览。另外也可以通过将一些例如 WordPPT 等文档转成 PDF,然后实现在线浏览。图 4 是系统提供的在线阅读及文本检索的界面。


4 在线预览及文本内容检索


三、全文检索,相互链接


为使师生快捷有效的查询文件, 用户可利用本系统“全站检索”功能。借助Apache Solr,实现对质量管理文件的责任部门、文件类型、文件编号、体系类别等信息进行检索;另外,采用 Tika 实现对文本内容的搜索。


针对“程序文件”和“业务指导”两种类型的文件与“相关性支持性文件”以及“质量记录”的主辅关系,对含有“相关性支持性文件”、“质量记录”的内容的文件,系统根据文件编号以链接的方式关联到主文件。


最终达到用户对文件关键字、文本内容、主辅文件的全方位检索以及快速定位。图 5 是我们实现全文检索的界面。


5 全文检索


而在系统架构方面, 我们尽量采取站在巨人肩膀的策略进行选型开发,尽量不从头实现所有功能。对此,我们对质管文件管理系统进行了分析提炼,并从现有的流行开发框架、二次开发平台进行了选型,最终选择了以 Drupal 为基础来进行系统的二次开发。Drupa 系统的优势是模块化、灵活多变,基本不需要编写计算机代码就可以开发一个 Web 网站,也可以构建某一个领域的应用系统。根据统计,使用 Drupal 已经成为全球顶尖高校中的一种潮流,它已经被全球数以百计的院校选择并应用,无论是哈佛、斯坦福、杜克、布朗、罗格斯、剑桥、耶鲁还是其他众多知名高校,都已经选择 Drupal 作为他们理想的内容管理框架。其丰富的模块和先进的架构,使得信息系统可以和“一网通办” 平台实现无缝对接。


除了上述几个特点之外,一个完整的系统结构设计还应包括:


四、系统管理设计


系统必须能够提供用户角色定义。我们的系统中创建了教职工和系统管理员两个角色。


教职工: 拥有本校 CAS 统一身份认证账号的用户,均可访问系统。


系统管理员:在系统角色页面,可以对使用管理系统的角色进行维护、授权, 包括增删改查,除了系统已经锁定的匿名用户和注册用户外,其余角色均可编辑、删除。


五、质量管理文件类型及功能限制设计


系统按照六个质量管理文件类型,及质量手册、程序文件、业务指导、相关支持性文件、质量记录作出相关的页面供检索查询;普通用户对文件内容不能进行复制、下载、打印。


六、质量管理文件查询设计


 ●支持全文检索功能;

 ●按标题、部门、文件类型、版号、文件编号等关键字检索;

 ●文件内容中的文字检索;

 ●相关性支持性文件、质量记录与主文件的关联。


七、文件清单设计


系统按照内外省分类、类型分类等不同需求导出文件清单。


八、打印归档文件页


系统提供质量手册、程序文件、岗位职责、业务指导按文件编号、责任部门等信息模板供管理员打印。


最终,我们重建了如图 6 所示的质量管理体系文件系统。


6 质量管理体系文件系统


本系统是在短短的半个月内实现并上线,然后在一个星期内实现了我校 ISO90012015 版的转版工作,极大地提高了质管工作效率。不仅如此,该流程的使用,也让校内教职工熟悉了“一网通办”,吸引了众多业务部门开发流程的兴趣,两者相辅相承、相互促进。


本系统在设计上充分利用了流程和信息管理系统相分离的理念,在“一网通办”的核心思想下,实现业务的统一办理,提高了工作效率,跟踪业务处理过程;同时采用成熟的开源软件 Drupal 进行快速内容发布,结合 RESTful 技术实现流程和“一网通办”的数据对接, 利用开源 FlexPaper 组件实现 PDF 在线预览等,是对传统信息系统设计的一种颠覆,系统技术上可靠性高,实现了低成本的快速开发。